In vielen Firmen herrscht gerade Aufbruchsstimmung:
Alle reden über Künstliche Intelligenz, über Assistenten, Automatisierungen und neue Tools.
Doch wenn man genauer hinschaut, scheitern viele Projekte nicht an der Idee –
sondern an den Grundlagen: an Daten, Strukturen und Technik.
Dieser Beitrag zeigt dir, warum das so ist –
und wie du trotzdem starten kannst, auch wenn deine Daten noch nicht perfekt sind.
1. Die Show-Firma
Diese Firmen wollen schnell Ergebnisse zeigen.
Sie posten begeistert über ihre ersten KI-Projekte und schreiben über Chatbots und neue Tools.
Aber sie vergessen, die Basis zu schaffen: saubere Daten, klare Prozesse, gute Ablage.
Nach außen wirkt es modern – intern funktioniert kaum etwas dauerhaft.
2. Die Überforderte
Diese Unternehmen wissen genau, was alles schief läuft.
Sie sehen ihre alten Systeme, doppelte Dateien, Excel-Chaos und fehlende Schnittstellen –
und wissen nicht, wo sie anfangen sollen.
Sie planen, analysieren, verschieben – und kommen nie ins Handeln.
3. Die Perfektionistin
Diese Firmen wollen alles erst richtig machen, bevor sie starten.
Sie investieren Monate oder Jahre in Grundsatzprojekte –
und wenn sie fertig sind, ist die Technik schon wieder überholt.
Du musst nicht alles perfekt machen, um mit KI zu beginnen.
Aber du brauchst einen klaren Plan.
Ich nenne es: „Starten und gleichzeitig aufräumen“.
Das bedeutet:
Du beginnst mit einem kleinen, sichtbaren Projekt, das echten Nutzen bringt.
Und parallel räumst du Stück für Stück deine Daten und Systeme auf.
So lernst du unterwegs, was funktioniert – und wo du wirklich investieren solltest.
Fang mit dem Wichtigsten an.
Du musst nicht alles auf einmal bereinigen.
Schau dir an, welche Daten für deine Arbeit wirklich entscheidend sind –
z. B. Kundendaten, Angebote, Rechnungen oder Produktinfos.
Diese sollten vollständig, aktuell und leicht auffindbar sein.
Bring Ordnung in deine Ablage.
Lege feste Orte für deine Dateien fest –
und benenne sie einheitlich.
Wenn „Kunde Müller GmbH“ einmal „Mueller“, einmal „Müller GmbH“ und einmal „Müller (Kunde)“ heißt,
kann keine KI damit arbeiten.
Dokumentiere, wie ihr arbeitet.
Wenn nur eine Person weiß, wie ein Prozess funktioniert,
kann eine KI daraus nichts lernen.
Schreib einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder nimm kurze Videos auf,
in denen du erklärst, wie du Aufgaben erledigst.
Das hilft nicht nur der KI – sondern auch neuen Mitarbeitenden.
Achte auf Datenschutz.
Prüfe, welche Daten du wirklich brauchst.
Personenbezogene Daten sollten nie ungeschützt oder in offenen Tools landen.
Wenn du mit sensiblen Informationen arbeitest, nutze sichere Cloud-Systeme
oder richte geschützte Testbereiche ein, in denen du experimentieren kannst.
Baue nach und nach deine Basis aus.
Du musst keine riesigen IT-Projekte starten.
Es reicht, wenn du Schritt für Schritt deine wichtigsten Datenquellen besser zugänglich machst.
Fang mit einem Bereich an – z. B. dem Vertrieb –
und arbeite dich dann weiter vor.
Viele Unternehmer denken:
„Ich brauche erst eine teure Plattform oder ein großes System.“
Das stimmt nicht.
Für den Anfang reicht oft:
eine einfache Cloud-Ablage (z. B. Microsoft 365 oder Google Workspace),
ein Tool, das Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt,
und klare Zuständigkeiten, wer was pflegt.
Wenn du dann merkst, dass ein Tool zu klein wird, kannst du gezielt aufrüsten.
Wichtig ist nur, nicht zehn Einzellösungen zu nutzen,
sondern eine zentrale Struktur, in der alles zusammenläuft.
Starte mit einem konkreten, überschaubaren Projekt – z. B.:
Im Vertrieb: Automatische Erstellung von Angeboten oder E-Mails aus Kundendaten.
Im Marketing: KI hilft, Inhalte schneller zu schreiben oder Social-Media-Beiträge zu planen.
Im Service: Ein einfaches Chat-Tool beantwortet häufige Fragen.
Diese Projekte zeigen schnell Nutzen –
und motivieren dein Team, weiterzumachen.
Wenn du erste Erfolge siehst, kannst du gezielt an deiner Datenbasis weiterarbeiten.
Die meisten Unternehmen scheitern nicht an der KI –
sondern daran, dass ihre Grundlagen nicht stimmen.
Fang klein an, mach deine Daten Schritt für Schritt besser,
und nutze einfache Tools, die du selbst verstehst.
So bleibst du handlungsfähig –
und legst den Grundstein für echte, nachhaltige KI in deinem Unternehmen.
Kurz gesagt:
Nicht warten, bis alles perfekt ist.
Anfangen. Lernen. Verbessern.