Kundenmails, Geschäftsgeheimnisse, DSGVO: Was Microsoft Copilot wirklich mit deinen Daten macht – und wo die echten Lecks sitzen.
AI TRIBE Newsletter · Stand: September 2026
⚖️ Vorab: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Den vollständigen Hinweis findest du am Ende.
Gestern habe ich bei einem lokalen Business-Frühstück einen Vortrag darüber gehalten, wie Microsoft Copilot gerade die Art und Weise ändert, wie wir im Büro arbeiten. Ich wusste schon vorher, was mich nach dem Vortrag erwartet: Nach über 4.000 Kursteilnehmenden kann ich die Uhr danach stellen.
Nach etwa 20 Minuten kommt sie. Die Frage.
„Und was ist mit dem Datenschutz?"
Direkt gefolgt von: „Darf Copilot einfach so durch mein Postfach? Da stecken Kundendaten drin. Manchmal sogar Geschäftsgeheimnisse."
Berechtigte Frage. Aber sie zielt auf die falsche Stelle.
Deine Kundenmails liegen längst bei Microsoft. Seit dem Tag, an dem euer Postfach in Exchange Online gelandet ist. Copilot liest sie – innerhalb desselben Vertragsrahmens, in dem sie ohnehin schon liegen.
Das echte Risiko sitzt woanders. An drei Türen, durch die Daten diesen Rahmen verlassen. Oft, ohne dass es jemand merkt.
Ich habe mich dafür durch fünf Microsoft-Dokumentationen und den über 40 Seiten langen Datenschutznachtrag von Microsoft (DPA, Stand Mai 2026) gearbeitet. Mit einem Fokus: Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Und ja, ich habe Künstliche Intelligenz dazu benutzt.
Das bekommst du in dieser Ausgabe:
Stell dir euren Microsoft-365-Mandanten als Kreis vor.
Drin liegen eure E-Mails, Kalender, Teams-Chats, SharePoint und OneDrive.
Für alles in diesem Kreis gilt ein Vertrag: der Datenschutznachtrag (DPA). Der ist automatisch Teil eures Microsoft-Vertrags. Ihr seid Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Microsoft ist euer Auftragsverarbeiter.
Die Kernfrage lautet deshalb nicht: „Darf Copilot das sehen?"
Sondern: „Bleibt es im Kreis?"
Solange ja, gelten dieselben Regeln wie für eure E-Mails heute. Verlassen Daten den Kreis, gelten andere Regeln. Manchmal Regeln, die bei euch niemand kennt.
Behalte dieses Bild im Kopf. Wir brauchen es gleich dreimal.
Die Kurzfassung – laut Microsoft:
Stell es dir wie einen Schlüsselbund vor. Copilot bekommt keinen Generalschlüssel. Er bekommt eine Kopie von deinem. Jede Tür, die du öffnen kannst, kann er auch öffnen. Keine einzige mehr.
Wichtig: Das betrifft nicht nur Lizenz-Nutzer. Auch der kostenlose Copilot Chat kann in Outlook auf E-Mails, Kalender und Besprechungen zugreifen.
Das übersehen die meisten:
a) Es entstehen neue Daten. Jeder Prompt und jede Antwort wird gespeichert – inklusive Quellenangaben. Microsoft nennt das „Copilot-Aktivitätsverlauf". Fasst Copilot eine Kundenmail zusammen, liegt die Zusammenfassung mit Namen und Details danach im Verlauf. Admins können diese Daten über Microsoft Purview durchsuchen und Aufbewahrungsfristen festlegen. Nutzer können ihren Verlauf selbst löschen.
b) Der Zweck kann sich verschieben. „Fass mir die Mail von Frau Weber zusammen" ist Alltag. „Erstell mir aus allen Mails der letzten zwei Jahre ein Profil von Frau Weber" ist eine andere Liga. Der Kreis bleibt derselbe. Der Zweck nicht. Und für den Zweck seid ihr verantwortlich, nicht Microsoft.
Übrigens: Microsoft schränkt nach eigenen Angaben ein, dass Copilot Rückschlüsse auf Leistung, Einstellung oder emotionalen Zustand von Mitarbeitenden zieht. Gut zu wissen für das Gespräch mit dem Betriebsrat.
c) Die Websuche. Und damit sind wir beim wichtigsten Punkt dieses Newsletters.
Dieser Punkt steht klar in Microsofts eigener Dokumentation. Trotzdem kennt ihn kaum jemand.
So funktioniert es: Ist die Websuche aktiv, analysiert Copilot deinen Prompt. Daraus baut er eine kurze Suchanfrage aus wenigen Wörtern. Die geht an Bing.
Microsoft betont: Nicht der ganze Prompt geht raus. Keine ganzen Mails oder Dateien. Keine Nutzer- oder Mandanten-ID.
Aber: Die Suchbegriffe können aus deinen Inhalten stammen. Zum Beispiel, wenn du in Word ein Dokument offen hast oder im Prompt auf eine Datei verweist.
Zwei Beispiele direkt aus Microsofts Doku:
Jetzt kommt der Teil, der für deutsche Unternehmen zählt.
Für diese Suchanfragen gilt laut Microsoft:
Microsoft gibt dafür zusätzliche Zusagen: keine Werbeprofile, keine Weitergabe an Werbetreibende, kein KI-Training, Behandlung als vertrauliche Kundeninformation.
Das ist nicht nichts. Aber es ist ein anderer Rahmen als euer Auftragsverarbeitungsvertrag.
Übersetzt: Ein Projektname, ein Kundenname oder der Name einer Person kann den Kreis verlassen.
Und der Standard? Wenn eure IT nichts konfiguriert, ist die Websuche verfügbar.
Die Websuche ist ein Leck nach außen.
Das nächste Risiko ist unangenehmer. Es sitzt im eigenen Haus.
Kunden schicken euch per Mail Angebote, Konstruktionspläne, Preiskalkulationen. Was macht Microsoft damit?
Laut DPA:
Das Problem ist selten Microsoft. Das Problem sind drei Dinge bei euch.
a) Überfreigaben. Copilot findet alles, was ein Nutzer sehen darf. Auch den SharePoint-Ordner, der vor Jahren „für alle" freigegeben wurde. Früher hat den niemand gefunden. Copilot findet ihn sofort.
Copilot schafft keine neuen Berechtigungen. Er macht die alten sichtbar.
b) Fehlende Kennzeichnung. Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview wirken direkt auf Copilot:
Nebeneffekt: Das Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) verlangt „angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen". Saubere Kennzeichnung kann ein Baustein davon sein.
c) Eure Verträge mit Kunden. Manche Geheimhaltungsvereinbarungen schließen Cloud-Verarbeitung oder KI-Tools aus. Dann hilft euch Microsofts DPA nicht weiter. Der gilt zwischen euch und Microsoft. Nicht zwischen euch und eurem Kunden.
Für Berufsgeheimnisträger (Kanzleien, Steuerberatung, Arztpraxen): Microsoft schreibt im DPA selbst, dass ihr prüfen müsst, ob der Dienst für eure speziellen gesetzlichen Pflichten geeignet ist. Stichwort § 203 StGB.
Microsoft hat umbenannt. „Microsoft 365 Copilot" heißt jetzt „Microsoft Copilot". „Microsoft 365 Copilot Chat" heißt „Microsoft Copilot Chat".
Die Namen sind jetzt kaum noch von der privaten Copilot-App zu unterscheiden.
Der Unternehmensdatenschutz gilt nur, wenn du mit deinem Arbeitskonto angemeldet bist. Erkennbar in Copilot Chat am grünen Schild oben neben „Neuer Chat".
Kein Schild? Keine Kundendaten.
Hier ändert sich gerade am meisten.
Faustregeln, keine juristischen Definitionen. Voraussetzung für alles: Arbeitskonto, grünes Schild.
🟢 Grün – unkritisch
🟡 Gelb – im Datenkreis okay, mit Köpfchen
🔴 Rot – nur mit Freigabe von Datenschutz oder Rechtsabteilung
⛔ Tabu
Kurz und ehrlich:
Und ein Punkt, den du im Kopf behalten solltest: Fast alles in diesem Newsletter sind Herstellerangaben und Vertragszusagen von Microsoft. Keine unabhängige technische Prüfung.
Für Geschäftsführung, IT und Datenschutz:
Punkt 10 wird am häufigsten unterschätzt.
Microsoft kann Schalter bauen. Aber keinen, der verhindert, dass jemand die Übernahmepläne mit aktiver Websuche recherchiert. Oder Kundendaten im privaten Konto zusammenfasst.
Das größte Risiko sitzt nicht im Rechenzentrum. Es sitzt vor dem Bildschirm.
Deine Frage für die Kommentare: Welche Datenschutzfrage hörst du in deinem Team am häufigsten? Schreib sie rein. Die spannendsten beantworte ich in einer der nächsten Ausgaben.
Bis nächste Woche, Jörg
Dieser Beitrag fasst öffentlich verfügbare Informationen von Microsoft und deutschen Aufsichtsbehörden zusammen (Stand: September 2026). Er dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.
Er ersetzt nicht die Prüfung eures konkreten Einzelfalls durch euren Datenschutzbeauftragten, eure Rechtsabteilung oder eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt.
Die dargestellten Angaben beruhen überwiegend auf Herstellerangaben und Vertragsbedingungen von Microsoft. Diese ändern sich regelmäßig. Für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität übernehme ich keine Gewähr.
Dieser Artikel wurde mithilfe von KI erstellt und von mir inhaltlich geprüft.