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Kundenmails, Geschäftsgeheimnisse, DSGVO: Was Microsoft Copilot wirklich mit deinen Daten macht – und wo die echten Lecks sitzen.

AI TRIBE Newsletter · Stand: September 2026

⚖️ Vorab: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Den vollständigen Hinweis findest du am Ende.

Gestern habe ich bei einem lokalen Business-Frühstück einen Vortrag darüber gehalten, wie Microsoft Copilot gerade die Art und Weise ändert, wie wir im Büro arbeiten. Ich wusste schon vorher, was mich nach dem Vortrag erwartet: Nach über 4.000 Kursteilnehmenden kann ich die Uhr danach stellen.

Nach etwa 20 Minuten kommt sie. Die Frage.

„Und was ist mit dem Datenschutz?"

Direkt gefolgt von: „Darf Copilot einfach so durch mein Postfach? Da stecken Kundendaten drin. Manchmal sogar Geschäftsgeheimnisse."

Berechtigte Frage. Aber sie zielt auf die falsche Stelle.

Deine Kundenmails liegen längst bei Microsoft. Seit dem Tag, an dem euer Postfach in Exchange Online gelandet ist. Copilot liest sie – innerhalb desselben Vertragsrahmens, in dem sie ohnehin schon liegen.

Das echte Risiko sitzt woanders. An drei Türen, durch die Daten diesen Rahmen verlassen. Oft, ohne dass es jemand merkt.

Ich habe mich dafür durch fünf Microsoft-Dokumentationen und den über 40 Seiten langen Datenschutznachtrag von Microsoft (DPA, Stand Mai 2026) gearbeitet. Mit einem Fokus: Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Und ja, ich habe Künstliche Intelligenz dazu benutzt.

Das bekommst du in dieser Ausgabe:

1. Das Datenkreis-Prinzip – das Denkmodell, das die meisten Fragen sofort beantwortet
2. Antworten auf die Postfach- und die Geheimnis-Frage
3. Die drei Türen, durch die Daten den Kreis verlassen
4. Die Copilot-Datenampel: Was darfst du eingeben?
5. Eine 10-Punkte-Checkliste für Geschäftsführung, IT und Datenschutz

Das Datenkreis-Prinzip

Stell dir euren Microsoft-365-Mandanten als Kreis vor.

Drin liegen eure E-Mails, Kalender, Teams-Chats, SharePoint und OneDrive.

Für alles in diesem Kreis gilt ein Vertrag: der Datenschutznachtrag (DPA). Der ist automatisch Teil eures Microsoft-Vertrags. Ihr seid Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Microsoft ist euer Auftragsverarbeiter.

Die Kernfrage lautet deshalb nicht: „Darf Copilot das sehen?"

Sondern: „Bleibt es im Kreis?"

Solange ja, gelten dieselben Regeln wie für eure E-Mails heute. Verlassen Daten den Kreis, gelten andere Regeln. Manchmal Regeln, die bei euch niemand kennt.

Behalte dieses Bild im Kopf. Wir brauchen es gleich dreimal.

1. Die Postfach-Frage: Was passiert mit Kundenmails?

Die Kurzfassung – laut Microsoft:

• Nur deine Rechte. Copilot greift über Microsoft Graph auf Mails, Kalender, Chats und Dateien zu. Aber nur auf das, was du selbst mindestens lesen darfst.
• Kein Training. Prompts, Antworten und die abgerufenen Daten werden nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle genutzt.
• Kein menschliches Mitlesen zur Missbrauchskontrolle. Diese Prüfung gibt es bei Azure OpenAI. Für Copilot hat Microsoft sie deaktiviert.
• Gleicher Vertrag. Prompts und Antworten werden wie eure übrigen Microsoft-365-Inhalte verarbeitet und gespeichert. Keine Nutzung für Werbung oder Nutzerprofile.
• EU bleibt EU. Copilot ist ein Dienst innerhalb der EU-Datengrenze. Datenverkehr aus der EU bleibt dort.

Stell es dir wie einen Schlüsselbund vor. Copilot bekommt keinen Generalschlüssel. Er bekommt eine Kopie von deinem. Jede Tür, die du öffnen kannst, kann er auch öffnen. Keine einzige mehr.

Wichtig: Das betrifft nicht nur Lizenz-Nutzer. Auch der kostenlose Copilot Chat kann in Outlook auf E-Mails, Kalender und Besprechungen zugreifen.

Was sich trotzdem ändert

Das übersehen die meisten:

a) Es entstehen neue Daten. Jeder Prompt und jede Antwort wird gespeichert – inklusive Quellenangaben. Microsoft nennt das „Copilot-Aktivitätsverlauf". Fasst Copilot eine Kundenmail zusammen, liegt die Zusammenfassung mit Namen und Details danach im Verlauf. Admins können diese Daten über Microsoft Purview durchsuchen und Aufbewahrungsfristen festlegen. Nutzer können ihren Verlauf selbst löschen.

b) Der Zweck kann sich verschieben. „Fass mir die Mail von Frau Weber zusammen" ist Alltag. „Erstell mir aus allen Mails der letzten zwei Jahre ein Profil von Frau Weber" ist eine andere Liga. Der Kreis bleibt derselbe. Der Zweck nicht. Und für den Zweck seid ihr verantwortlich, nicht Microsoft.

Übrigens: Microsoft schränkt nach eigenen Angaben ein, dass Copilot Rückschlüsse auf Leistung, Einstellung oder emotionalen Zustand von Mitarbeitenden zieht. Gut zu wissen für das Gespräch mit dem Betriebsrat.

c) Die Websuche. Und damit sind wir beim wichtigsten Punkt dieses Newsletters.

2. Tür Nr. 1: Die Websuche – das Leck, das kaum jemand kennt

Dieser Punkt steht klar in Microsofts eigener Dokumentation. Trotzdem kennt ihn kaum jemand.

So funktioniert es: Ist die Websuche aktiv, analysiert Copilot deinen Prompt. Daraus baut er eine kurze Suchanfrage aus wenigen Wörtern. Die geht an Bing.

Microsoft betont: Nicht der ganze Prompt geht raus. Keine ganzen Mails oder Dateien. Keine Nutzer- oder Mandanten-ID.

Aber: Die Suchbegriffe können aus deinen Inhalten stammen. Zum Beispiel, wenn du in Word ein Dokument offen hast oder im Prompt auf eine Datei verweist.

Zwei Beispiele direkt aus Microsofts Doku:

• Prompt: „Wir erwägen eine Übernahme von Fabrikam. Fasse Finanzinformationen zusammen." → An Bing gehen: Fabrikam-Strategie und Fabrikam-Finanzen.
• Prompt: „Wer ist mein Vorgesetzter und was ist öffentlich über ihn bekannt?" → An Bing geht: der Name des Vorgesetzten.

Jetzt kommt der Teil, der für deutsche Unternehmen zählt.

Für diese Suchanfragen gilt laut Microsoft:

• Microsoft ist eigenständiger Verantwortlicher – nicht euer Auftragsverarbeiter.
• Der Datenschutznachtrag (DPA) gilt nicht.
• Die EU-Datengrenze gilt nicht.

Microsoft gibt dafür zusätzliche Zusagen: keine Werbeprofile, keine Weitergabe an Werbetreibende, kein KI-Training, Behandlung als vertrauliche Kundeninformation.

Das ist nicht nichts. Aber es ist ein anderer Rahmen als euer Auftragsverarbeitungsvertrag.

Übersetzt: Ein Projektname, ein Kundenname oder der Name einer Person kann den Kreis verlassen.

Und der Standard? Wenn eure IT nichts konfiguriert, ist die Websuche verfügbar.

Was du tun kannst

• IT: Die Richtlinie „Websuche in Copilot zulassen" im Cloud-Richtliniendienst für Microsoft 365 setzen. Es gibt drei Optionen, unter anderem: aus im Arbeitsmodus, an im Webmodus.
• Jede:r Nutzer:in (sofern die IT es erlaubt): Copilot-App → Einstellungen → Personalisierung → Erweitert → Websuche aus.
• Kontrolle: In Copilot Chat siehst du bei den Quellenangaben, welche Suchbegriffe an Bing gingen. 24 Stunden lang.

Die Websuche ist ein Leck nach außen.

Das nächste Risiko ist unangenehmer. Es sitzt im eigenen Haus.

3. Die Geheimnis-Frage: Vertrauliche Kundendaten aus Outlook

Kunden schicken euch per Mail Angebote, Konstruktionspläne, Preiskalkulationen. Was macht Microsoft damit?

Laut DPA:

• Die Daten gehören euch. Microsoft erwirbt keine Rechte daran.
• Keine Weitergabe – außer ihr weist es an, der DPA sieht es vor oder ein Gesetz verlangt es.
• Behördenanfragen: Microsoft versucht, die Behörde an euch zu verweisen. Und informiert euch, sofern das nicht gesetzlich verboten ist.

Das Problem ist selten Microsoft. Das Problem sind drei Dinge bei euch.

a) Überfreigaben. Copilot findet alles, was ein Nutzer sehen darf. Auch den SharePoint-Ordner, der vor Jahren „für alle" freigegeben wurde. Früher hat den niemand gefunden. Copilot findet ihn sofort.

Copilot schafft keine neuen Berechtigungen. Er macht die alten sichtbar.

b) Fehlende Kennzeichnung. Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview wirken direkt auf Copilot:

• Bei verschlüsselten Inhalten braucht der Nutzer die Rechte ANZEIGEN und EXTRAHIEREN. Sonst kann Copilot nichts damit anfangen.
• Erstellt Copilot neue Inhalte aus gekennzeichneten Quellen, übernimmt das Ergebnis die höchste Bezeichnung (wo unterstützt).
• Dateien mit benutzerdefinierten Berechtigungen können Copilot-Agents nicht lesen.

Nebeneffekt: Das Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) verlangt „angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen". Saubere Kennzeichnung kann ein Baustein davon sein.

c) Eure Verträge mit Kunden. Manche Geheimhaltungsvereinbarungen schließen Cloud-Verarbeitung oder KI-Tools aus. Dann hilft euch Microsofts DPA nicht weiter. Der gilt zwischen euch und Microsoft. Nicht zwischen euch und eurem Kunden.

Für Berufsgeheimnisträger (Kanzleien, Steuerberatung, Arztpraxen): Microsoft schreibt im DPA selbst, dass ihr prüfen müsst, ob der Dienst für eure speziellen gesetzlichen Pflichten geeignet ist. Stichwort § 203 StGB.

4. Tür Nr. 2 und 3: Falsches Konto und Zusatzfunktionen

Tür Nr. 2: Das falsche Konto

Microsoft hat umbenannt. „Microsoft 365 Copilot" heißt jetzt „Microsoft Copilot". „Microsoft 365 Copilot Chat" heißt „Microsoft Copilot Chat".

Die Namen sind jetzt kaum noch von der privaten Copilot-App zu unterscheiden.

Der Unternehmensdatenschutz gilt nur, wenn du mit deinem Arbeitskonto angemeldet bist. Erkennbar in Copilot Chat am grünen Schild oben neben „Neuer Chat".

Kein Schild? Keine Kundendaten.

Tür Nr. 3: Zusatzmodelle, Agents, Vorschaufunktionen

Hier ändert sich gerade am meisten.

• Claude-Modelle von Anthropic: In der EU standardmäßig aus. Schaltet eure IT sie ein, sind sie derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Der DPA gilt weiter, Anthropic ist dann Unterauftragsverarbeiter von Microsoft.
• „Anthropic-Modelle mit Datenaufbewahrung" (z. B. Claude Fable 5 und Mythos 5): Hier gilt nicht Microsofts DPA, sondern Anthropics eigene Bedingungen. Anthropic speichert die meisten Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage. Bei Verdacht auf Regelverstöße bis zu zwei Jahre. Muss vom Admin separat freigegeben werden.
• Neue KI-Unterauftragsverarbeiter: Normalerweise kündigt Microsoft neue Unterauftragsverarbeiter sechs Monate vorher an. Bei KI-Funktionen sind es nur 30 Tage – mit der Option, sie für mindestens sechs Monate zu deaktivieren. Wer die Benachrichtigungen nicht verfolgt, verpasst Änderungen.
• Agents von Drittanbietern: Haben eigene Datenschutzbestimmungen. Eure Admins entscheiden, welche erlaubt sind.
• Vorschaufunktionen (Previews): Laut DPA können hier weniger Schutzmaßnahmen gelten. Microsoft rät, damit keine personenbezogenen Daten zu verarbeiten – sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

Die Copilot-Datenampel: Was darfst du eingeben?

Faustregeln, keine juristischen Definitionen. Voraussetzung für alles: Arbeitskonto, grünes Schild.

🟢 Grün – unkritisch

• Eigene Entwürfe, Ideen, Formulierungshilfe
• Öffentlich verfügbare Informationen
• Interne Inhalte ohne Personenbezug und ohne Geheimhaltungsstufe

🟡 Gelb – im Datenkreis okay, mit Köpfchen

• Kundenmails zusammenfassen, Antworten entwerfen
• Namen, Kontaktdaten, Angebote, Vertragsentwürfe
• Vertrauliche Projektinformationen
• Dabei: Websuche aus oder bewusst prüfen, was an Bing geht. Keine Profile über Personen bauen.

🔴 Rot – nur mit Freigabe von Datenschutz oder Rechtsabteilung

• Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO
• Berufsgeheimnisse
• Kundendaten, deren Geheimhaltungsvereinbarung KI oder Cloud ausschließt
• Leistungsbewertungen einzelner Mitarbeitender
• Alles in Vorschaufunktionen oder in Modellen mit Datenaufbewahrung

⛔ Tabu

• Firmen- oder Kundendaten im privaten Konto oder in privaten KI-Apps

Und was sagen die deutschen Aufsichtsbehörden?

Kurz und ehrlich:

• 2022: Die Datenschutzkonferenz (DSK) kam zum Ergebnis, dass sich ein datenschutzkonformer Betrieb von Microsoft 365 auf Basis des damaligen DPA nicht nachweisen lässt.
• November 2025: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz (HBDI) kommt zum Ergebnis: Microsoft 365 kann datenschutzkonform genutzt werden. Unter Bedingungen – aktueller DPA, saubere Konfiguration, eigene Prüfung.
• Aber: Der HBDI-Bericht stützt sich auf Microsofts Verträge und Zusagen, nicht auf eine technische Prüfung. Copilot-Besonderheiten wie Websuche oder Zusatzmodelle müsst ihr trotzdem selbst bewerten.
• Datenübermittlung außerhalb der EU: Microsoft stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln. Zusätzlich ist Microsoft nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Und ein Punkt, den du im Kopf behalten solltest: Fast alles in diesem Newsletter sind Herstellerangaben und Vertragszusagen von Microsoft. Keine unabhängige technische Prüfung.

Die 10-Punkte-Checkliste für dein Unternehmen

Für Geschäftsführung, IT und Datenschutz:

1. ☐ Nur Arbeitskonten. Firmendaten in privaten Konten ausdrücklich verbieten. Grünes Schild prüfen.
2. ☐ Websuche bewusst entscheiden. Richtlinie „Websuche in Copilot zulassen" setzen, statt den Standard laufen zu lassen.
3. ☐ KI-Unterauftragsverarbeiter prüfen. Anthropic-Modelle an oder aus? Modelle mit Datenaufbewahrung separat bewerten.
4. ☐ Berechtigungen aufräumen. Vor dem Rollout: Wer sieht welche SharePoint-Seiten? Alte „Für alle"-Freigaben schließen.
5. ☐ Vertraulichkeitsbezeichnungen einführen. Mindestens für Geschäftsgeheimnisse und Kundendaten mit Geheimhaltungsvereinbarung.
6. ☐ Aufbewahrung festlegen. Wie lange bleiben Copilot-Verläufe gespeichert? Purview-Richtlinie setzen.
7. ☐ DSFA und Verzeichnis. Prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. Copilot ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) aufnehmen.
8. ☐ Betriebsrat einbinden. Copilot-Verläufe sind für Admins auswertbar. Klärt die Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
9. ☐ Kundenverträge checken. Schließen Geheimhaltungsvereinbarungen Cloud- oder KI-Verarbeitung aus?
10. ☐ KI-Richtlinie plus Schulung. Eine Seite Regeln. Und ein Team, das sie versteht.

Der Punkt, auf den es ankommt

Punkt 10 wird am häufigsten unterschätzt.

Microsoft kann Schalter bauen. Aber keinen, der verhindert, dass jemand die Übernahmepläne mit aktiver Websuche recherchiert. Oder Kundendaten im privaten Konto zusammenfasst.

Das größte Risiko sitzt nicht im Rechenzentrum. Es sitzt vor dem Bildschirm.

Deine Frage für die Kommentare: Welche Datenschutzfrage hörst du in deinem Team am häufigsten? Schreib sie rein. Die spannendsten beantworte ich in einer der nächsten Ausgaben.

Bis nächste Woche, Jörg

Quellen (Stand: September 2026)

• Microsoft Learn: Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot
• Microsoft Learn: Datenschutz und Sicherheit für die Websuche in Microsoft Copilot und Copilot Chat
• Microsoft Learn: So werden Daten in Microsoft 365 und Microsoft Copilot geschützt und überwacht
• Microsoft Learn: Copilot Chat – Datenschutz und Schutzmaßnahmen
• Microsoft Learn: Datenschutz-Grundverordnung
• Microsoft Learn: Anthropic-Modelle in Microsoft Online Services
• Microsoft: Datenschutznachtrag für Microsoft-Produkte und -Services (DPA), Mai 2026
• HBDI: Pressemitteilung „Microsoft 365 kann datenschutzkonform genutzt werden"

⚖️ Wichtiger Hinweis: Keine Rechtsberatung

Dieser Beitrag fasst öffentlich verfügbare Informationen von Microsoft und deutschen Aufsichtsbehörden zusammen (Stand: September 2026). Er dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.

Er ersetzt nicht die Prüfung eures konkreten Einzelfalls durch euren Datenschutzbeauftragten, eure Rechtsabteilung oder eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt.

Die dargestellten Angaben beruhen überwiegend auf Herstellerangaben und Vertragsbedingungen von Microsoft. Diese ändern sich regelmäßig. Für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität übernehme ich keine Gewähr.

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